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En las empresas de manufactura es común que existan
diferencias significativas entre los objetivos de negocios de
la empresa y los resultados periódicos, ya sea en términos
de utilidades, retorno sobre las inversiones, participación
de mercado o en todas éstas metas.
Las causas más comunes son varias, pero la más
importante de ellas son las diferencias entre los
requerimientos de Ventas y Mercadotecnia en términos de
calidad y costo del producto, oportunidad de la producción y
niveles de servicio de los inventarios, y la respuesta del
proceso de satisfacción de la demanda (fulfillment).
En la mayoría de los casos no es necesario esperar los
reportes contables periódicos para observar tales
diferencias, sino supervisar detenidamente las actividades
logísticas diarias y analizar: faltantes de materias primas y
materiales, cambios
repentinos y continuos a los programas de producción,
inventarios de productos fuera de balance en almacenes donde
no se necesitan, inventarios en puntos de venta
desproporcionados con la demanda real, pedidos incompletos o
con demasías, plazos de entrega de pedidos de clientes
injustificadamente largos, devoluciones de productos,
destrucción de materiales y de productos obsoletos y/o
caducos, etc.
Todas éstos factores, entre otros, dan como resultado
bajos niveles de servicio, altos costos de producción y
distribución, ventas perdidas y clientes descontentos.
La
Planeación de Ventas y Operaciones
(Sales & Operations Planning - S&OP)
es un proceso superior, lógico e integrado que permite a los
ejecutivos y empleados conducir los servicios de la empresa a
niveles de excelencia y a administrar las operaciones eficaz y
eficientemente, mejorando el desempeño de la organización.
Es evidente que la coordinación y sincronización
de eventos y procesos en la cadena de valor de cada empresa
adquiere una importancia substancial para retener a la
clientela, generar utilidades y mantener el crecimiento.
El Plan de Ventas y Operaciones es un proceso
periódico, iterativo, para generar un plan de la empresa
que permite equilibrar la demanda y las capacidades de
operación (materiales, producción, inventarios,
distribución) y que permita asimismo alinear las estrategias,
planes y programas de Ventas, Manufactura y Logística.
Aun cuando los conceptos de S&OP tienen ya mas de
diez años de aplicación y unos veinte de concepción y
pruebas, las empresas están revisando sus procesos actuales
para adaptarlos a éste proceso de planeación lógico e
integral y poder capitalizar mas rápidamente las grandes
inversiones hechas en los últimos años en sistemas de
información como ERP’s, CRM’s, WMS’s, computadoras y
redes de datos.
Los elementos clave necesarios para hacer funcionar
eficazmente este proceso, los cuales requieren de una
excelente colaboración y armonía ente los participantes,
son, entre otros:
o
Crear utilidades sustentables a mediano y largo plazo.,
no solo mejorar el nivel de servicio o reducir los costos de
operación.
o
Integrar la demanda y la capacidad operativa.
o
Evaluación y análisis de resultados y establecimiento
de planes contingentes.
o
Análisis de las causas que impactaron los resultados y
generaron las variaciones observadas.
o
Establecer la colaboración entre funciones/
departamentos.
o
Aplicar toda la capacidad tecnológica de información y
comunicaciones disponible.
o
Diseminar la capacitación básica entre ejecutivos y
empleados.
La
planeación de ventas y operaciones (S&OP) establece el
trabajo en equipo entre las diversas áreas funcionales de la
empresa, contribuye a alinear las estrategias generales y
departamentales, puede mejorar el control de las operaciones
mediante indicadores específicos de cumplimiento y puede
establecer, en general, la sincronía entre la demanda
esperada y las capacidades de la empresa.
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